¿Por qué la contabilidad en la nube es buena para las empresas?
¿Qué es esa cosa llamada nube?
Piensa en cuando utilizas la banca por Internet. Cada vez que accedes a tus datos bancarios, estás utilizando la nube. La nube hace que los datos y el software sean accesibles en línea en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. El disco duro de tu ordenador o portátil ya no es el eje central.
¿Qué es la contabilidad en la nube?
En el caso de la contabilidad en la nube hecho por un estudio contable, usted mantiene los libros de su empresa en línea. Eso incluye los registros de ingresos y gastos, y los activos y pasivos. La información está encriptada, como la de un banco, de modo que sólo las personas con acceso pueden ver los datos.
Las empresas empezaron a utilizar el software de contabilidad en la nube -también conocido como software de contabilidad online- a principios de la década de 2000. La mayoría de los sistemas vienen con herramientas para cotizar, facturar, gestionar las facturas y mucho más.
Más información sobre lo que puede hacer el software de contabilidad en la nube.
¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?
Los usuarios se suscriben a una solución de software de contabilidad en línea y trasladan sus libros a la nube. A partir de ese momento, pueden acceder a sus cuentas desde cualquier navegador web o desde una aplicación en su teléfono.
La mayoría de los usuarios conectan el software a la cuenta bancaria de su empresa, de modo que las transacciones bancarias fluyen automáticamente desde el banco a los libros. Esto les ahorra una gran cantidad de entrada de datos.
Ventajas del software de contabilidad en la nube
Llevar la contabilidad de tu empresa en línea tiene muchas ventajas.
- Los datos sobre tus ventas o ingresos y las compras pueden fluir directamente desde el banco a tus libros para que no pases horas transcribiéndolos.
- Puede ver su posición financiera actual en cualquier momento.
- El acceso multiusuario facilita la colaboración en línea con su equipo y sus asesores.
- Se trata de un software en línea, por lo que no hay que instalar ni actualizar nada, y se realizan copias de seguridad de todos los datos automáticamente.
- Puedes configurar un panel de control que muestre información financiera importante, como quién te debe dinero, qué facturas vencen y cómo está tu flujo de caja.
- El software de contabilidad no debería ser una tarea difícil de usar
Los programas de contabilidad para pequeñas empresas que no están disponibles en la nube pueden ser tediosos. Requiere una gran cantidad de entrada de datos manual y puede absorber demasiado tiempo y esfuerzo.
Esto no agrega valor y le quita la diversión al negocio. El software en la nube de un estudio contable puede ahorrarle a su empresa tiempo y dinero.
Problemas con el software de contabilidad tradicional
Los datos del sistema no están siempre actualizados.
Sólo funciona en un ordenador y los datos se trasladan de un lugar a otro, por ejemplo, en una unidad USB. Esto no es seguro ni fiable.
Sólo una persona tiene acceso a los usuarios. Las personas clave no pueden acceder a los datos financieros y de los clientes.
Es costoso y complicado hacer copias de seguridad (si es que se hacen).
Es costoso, difícil y lento de actualizar en comparación con el software de contabilidad en la nube, que se actualiza automáticamente.
¿Por qué la nube y el software de contabilidad son la combinación perfecta?
Puedes utilizar el software basado en la nube desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. El software de contabilidad en línea mantiene a los propietarios de pequeñas empresas conectados con sus datos y sus contables.
El software puede integrarse con todo un ecosistema de aplicaciones empresariales de terceros. Es escalable, rentable y fácil de usar.
En la nube, no hay necesidad de instalar y ejecutar aplicaciones en un ordenador de sobremesa. En su lugar, se paga por el software mediante una suscripción mensual.
La seguridad en la nube es de primera clase
Como propietario de una pequeña empresa, puede que te preocupe que un proveedor de servicios en la nube almacene tus datos. Pero la nube es una de las formas más seguras de almacenar información.
Por ejemplo, con el software en la nube, si te roban el portátil, nadie puede acceder a tus datos a menos que tenga un acceso a la cuenta en línea. Con el software en la nube, tus datos viven en línea en servidores seguros, en lugar de en tu disco duro.
En caso de catástrofe natural o incendio, estar en la nube significa que la productividad de la empresa no tiene por qué verse afectada porque no hay tiempo de inactividad. Toda su información se almacena de forma segura fuera de las instalaciones.
Siempre que tengas acceso a cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet, estarás de nuevo en funcionamiento.
Además, si invitas a los usuarios a ver tus datos, puedes controlar el nivel de acceso. Esto es mucho más seguro que la forma antigua de enviar tus archivos por correo electrónico o enviar una memoria USB con tus datos.
Las empresas de software en la nube garantizan que la seguridad y la privacidad de los datos sobre usted y su organización son siempre herméticas. Si utilizas la banca online, ya estás preparado para utilizar la contabilidad en la nube de un estudio contable.